Teamplan – Von der Planung bis zur Abrechnung

Am Freitag spielt eine Band. Für den Abend braucht es mehr Leute im Service, am Samstagmorgen steht die Reinigung an, und für eine bereits besetzte Schicht geht kurzfristig eine Ferienmeldung ein. Am Monatsende kommen die Stunden zusammen. Wer hat wann gearbeitet? Welche Abweichungen wurden bestätigt? Welche Zahlen braucht die Buchhaltung? In einem kleinen Betrieb beantwortet oft dieselbe Person all diese Fragen. Wenn der Dienstplan in einer Tabelle steht, die Ferien per E-Mail gemeldet werden und die Stunden separat zusammengetragen werden, muss sie dafür mehrere Unterlagen abgleichen.

Teamplan führt diese Arbeiten in einer webbasierten Anwendung zusammen. Der Betrieb legt seine Schichten an, teilt Mitarbeiter ein und stellt den Plan im Browser bereit. Mitarbeiter sehen die für ihren Arbeitsalltag relevanten Informationen und melden Abwesenheiten oder abweichende Einsatzzeiten über die App. Die Administration prüft diese Meldungen dort, wo sie auch den Plan bearbeitet. Aus den gespeicherten Einsätzen entstehen Monatsübersichten und Exportdateien. Für die Lohnverarbeitung steht ein eigenes Modul mit Excel- und PDF-Ausgaben zur Verfügung.

Die Lösung richtet sich an Betriebe mit wechselnden Einsatzzeiten, wiederkehrenden Aufgaben und einem überschaubaren Team. Dazu zählen etwa Bars, Veranstaltungsbetriebe und kleinere Servicebetriebe mit Stundenlohn. Ein typischer Anwendungsfall ist ein Betrieb, der an gewöhnlichen Tagen mit einer festen Grundbesetzung arbeitet und für einzelne Anlässe mehr Personal braucht. Eine Woche lässt sich dort vorbereiten, indem die bewährten Einsätze übernommen und die Abweichungen gezielt bearbeitet werden. Je öfter sich dieser Ablauf wiederholt, desto mehr Arbeit steckt in den Ausnahmen. Genau dafür braucht es einen Plan, der sich schnell lesen und anpassen lässt.

Schichten und Aufgaben vorbereiten

In Teamplan sind Schichtzeit und Aufgabe eigenständige Angaben. Der Betrieb kann zum Beispiel eine Zeit von 17:00 bis 23:00 Uhr als Vorlage hinterlegen und sie bei Bedarf für unterschiedliche Aufgaben verwenden. Schichtvorlagen lassen sich bestimmten Wochentagen zuordnen. Wer an jedem Freitag mit ähnlichen Zeiten arbeitet, muss Beginn und Ende deshalb nicht für jeden Einsatz neu eintippen. Die Vorlagen unterstützen den Normalbetrieb. Bei einem Sonderanlass lässt sich der konkrete Einsatz anpassen.

Aufgaben wie «Bar/Service» oder «Reinigung» werden ebenfalls zentral gepflegt. Bei der Einteilung wird sichtbar, wofür eine Person vorgesehen ist. Das hilft besonders dort, wo Mitarbeiter mehrere Aufgaben übernehmen. Wer die Tabelle nach «Reinigung» filtert, erhält eine andere Arbeitsübersicht als jemand, der für den Abend nur die Besetzung des Service prüfen möchte. Die Aufgabenbezeichnung erscheint zusammen mit der Zeit im Einsatzplan und kann in der detaillierten Monatsauswertung mitgeführt werden.

Die Administration pflegt auch die Teammitglieder. Dazu gehören je nach Verwendung Name und E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Stundenlohn, BVG-Angabe und die für die Abrechnung vorgesehenen Zusatzfelder. Hinterlegte Stammdaten lassen sich zentral bearbeiten. Für Mitarbeiterkonten stehen Einladungs- beziehungsweise Login-Informationen und ein Ablauf zum Zurücksetzen des Passworts zur Verfügung. So kann der Betrieb neue Mitarbeiter aufnehmen und ihnen Zugang zum Plan geben, sobald sie eingeteilt werden sollen.

Eine Woche planen und gezielt anpassen

Die Planungsansicht zeigt die Kalenderwoche mit ihren Tagen. Die Administration kann zur vorherigen oder nächsten Woche wechseln oder direkt zu einem Datum springen. Das ist im Alltag praktisch, wenn die laufende Woche korrigiert werden muss, während die nächste bereits in Vorbereitung ist. Die Kalenderwoche gibt beiden Arbeiten einen eindeutigen Bezug. Ein Einsatz wird mit Datum, Zeit, Mitarbeiter und Aufgabe erfasst. Spätere Änderungen lassen sich am betreffenden Eintrag vornehmen.

Für Wochen mit ähnlicher Besetzung gibt es die Wochenkopie. Ein Beispiel ist ein Betrieb, der am Mittwoch und Donnerstag gewöhnlich gleich besetzt ist, am Freitag aber je nach Veranstaltung anders plant. Er kann eine bestehende Woche als Grundlage für die nächste verwenden und anschliessend den Freitag bearbeiten. Die Zielwoche muss für die Kopie leer sein. Stehen dort bereits Einsätze, bricht Teamplan den Vorgang ab. Gibt es Ferienkonflikte, können die betroffenen Einsätze nach Bestätigung beim Kopieren ausgelassen werden. Ferien und andere Einschränkungen sollen bei der Planung auffallen, solange noch Zeit für eine Ersatzbesetzung bleibt.

Teamplan prüft zeitliche Überschneidungen für dieselbe Person. Wer von 17:00 bis 22:00 Uhr im Service arbeitet, kann für dieselbe Zeit nicht versehentlich auch für eine zweite Aufgabe verplant werden. Ein solcher Konflikt lässt sich direkt am Einsatz korrigieren. Die Prüfung ist besonders wertvoll, wenn mehrere Aufgaben parallel geplant werden oder ein Einsatz über Mitternacht reicht. Für den Normalbetrieb gibt es Hinweise auf unbesetzte Schichten. Die Grundlage dafür sind die hinterlegten Vorgaben für Zeiten und Wochentage. Ein Hinweis gibt der Planung einen Anlass zur Prüfung, etwa wenn für einen Freitag die übliche Schicht noch offen ist.

Drei Ansichten für unterschiedliche Fragen

Die Wochenplanung eignet sich für die Arbeit am ganzen Plan. Die «Schichtplan Übersicht» beantwortet die Frage, wer am ausgewählten Tag wann arbeitet. Sie stellt die Einsätze als Balken auf einer Zeitachse dar und führt nur Mitarbeiter auf, die an diesem Tag eine Schicht haben. Eine Person mit einem Einsatz am Vormittag und einem weiteren am Abend erscheint mit beiden Balken. Dadurch fallen die zeitlichen Abstände und die Besetzung zu einer bestimmten Stunde unmittelbar ins Auge. Bei einem Tag ohne Einsätze erscheint ein entsprechender Hinweis. Für den Blick auf die gesamte Woche lässt sich eine Vollbildansicht öffnen.

Die «Einsatzplan Tabelle» ist für die Arbeit mit einzelnen Einträgen gedacht. Sie zeigt wahlweise den heutigen Tag, ein bestimmtes Datum oder eine Kalenderwoche. Der gewählte Zeitraum steht im Titel. Die Administration kann nach Mitarbeiter und Aufgabe filtern und die Tabelle über ihre Spalten sortieren. Wer eine Schicht für eine bestimmte Person sucht, kann den Zeitraum und den Namen eingrenzen. Wer prüfen will, welche Serviceeinsätze an einem Tag geplant sind, kombiniert Datum und Aufgabe. Aus der Tabelle lässt sich der betreffende Eintrag zur Bearbeitung öffnen.

Diese Ansichten verwenden denselben Plan. Der Betrieb kann in der Wochenansicht einen Einsatz vorbereiten, am betreffenden Tag die Besetzung als Zeitachse prüfen und den einzelnen Eintrag in der Tabelle bearbeiten. Gerade bei einer kurzfristigen Änderung ist diese Verbindung nützlich. Es muss nur der gespeicherte Einsatz angepasst werden. Die Ansichten lesen danach den aktuellen Plan.

Veranstaltungen im Zusammenhang mit der Besetzung sehen

Ein Konzert oder ein Spezialanlass kann erklären, weshalb ein Freitag anders geplant ist als gewöhnlich. Teamplan kann Veranstaltungen aus der angebundenen Veranstaltungsquelle dem jeweiligen Datum zuordnen. Bandname und Titel erscheinen bei den zugehörigen Planungstagen beziehungsweise in den dafür vorgesehenen Übersichten. Der Termin steht damit dort, wo die Besetzung besprochen wird. Für die Integration braucht der Betrieb eine passende Veranstaltungsquelle. Das ist besonders interessant, wenn die Termine bereits an anderer Stelle gepflegt werden.

Für die Administration gibt es zudem eine Vorschau auf kommende Veranstaltungen. Die ersten Einträge sind direkt sichtbar. Weitere Anlässe lassen sich nachladen. Eine eigene Geburtstagsliste zeigt die nächsten Einträge des Teams in zeitlicher Reihenfolge. Sie beginnt mit fünf Zeilen und kann bei Bedarf vollständig geöffnet werden. Geburtstage am heutigen Tag oder in den nächsten sieben Tagen werden in der Liste hervorgehoben. Diese Ansicht ist für den internen Überblick gedacht. Die Personaleinteilung bleibt eine eigene Aufgabe.

Was Mitarbeiter im eigenen Zugang sehen

Mitarbeiter gelangen nach der Anmeldung zur Wochenübersicht. Auf dem Smartphone lassen sich die Tage untereinander lesen. Die Übersicht zeigt die geplanten Einsätze des Teams mit Zeit, Name und Aufgabe. Mitarbeiter sehen dadurch ihre eigene Einteilung und können nachschauen, mit wem sie an einem Abend arbeiten. Über die Navigation kann sie in eine andere Woche wechseln und mit «Heute» zum aktuellen Zeitraum zurückkehren. Der persönliche Kalender lässt sich als iCalendar-Datei exportieren und in einer geeigneten Kalenderanwendung importieren. Die Administration kann auch einen Gesamtexport oder einen Export für einen einzelnen Mitarbeiter erstellen.

Unter «Meine Daten» stehen die eigenen hinterlegten Stammdaten zur Ansicht bereit. Dazu gehören etwa Kontakt- und Adressdaten, das Geburtsdatum, der hinterlegte Stundenlohn und Angaben für die Abrechnung, sofern sie erfasst sind. Fehlende Werte sind als solche gekennzeichnet. Die Anzeige ist schreibgeschützt. Wer eine neue Adresse oder eine andere Bankverbindung hat, kann so zuerst prüfen, welcher Wert im Betrieb hinterlegt ist. Das Passwort gehört nicht in diese Ansicht. Stammdaten anderer Mitarbeiter werden in diesem Bereich nicht ausgegeben.

Die Mitarbeitersicht gibt dem Team einen festen Ort für den Blick auf den Plan und für Meldungen. Vor allem vor einem Wochenende mit wechselnder Besetzung ist das hilfreich. Wer seine Schicht nachschauen will, kann die aktuelle Übersicht selbst öffnen. Wenn etwas vom Plan abweicht, gibt es dafür eine Funktion mit einem definierten Ablauf. Die Administration kann damit zwischen einer blossen Nachfrage und einer Meldung unterscheiden, die eine Entscheidung erfordert.

Abwesenheiten melden und bei der Einteilung berücksichtigen

Ferien, Krankheit, Weiterbildung und andere Abwesenheiten lassen sich mit einem Zeitraum und einer Bemerkung erfassen. Mitarbeiter sehen ihre eigenen Meldungen und deren Bearbeitungsstand. Die Administration kann eine Meldung prüfen, freigeben oder ablehnen. Sie kann Abwesenheiten auch direkt erfassen. Freigegebene Abwesenheiten werden bei der Planung berücksichtigt. Bestehende Einsätze, die mit einer zu bestätigenden Abwesenheit kollidieren, müssen vor der Freigabe umgeplant werden.

Ein Beispiel aus dem Alltag. Ein Mitarbeiter meldet Ferien von Donnerstag bis Samstag. Für Freitag ist er bereits im Service eingeteilt. Die Administration sieht, dass dieser Einsatz betroffen ist, und sucht zuerst eine Ersatzbesetzung. Danach kann sie die Meldung freigeben. Die Änderung an der Besetzung und der Status der Ferienmeldung sind anschliessend im jeweiligen Bereich nachvollziehbar. Eine offene Meldung bleibt bis zum Entscheid als solche erkennbar.

Für Reinigungseinsätze gibt es einen eigenen Ablauf. Mitarbeiter, für die diese Funktion vorgesehen ist, können ihre Einsätze selbst erfassen. Die Erfassung ist bis zu 30 Tage rückwirkend möglich. In einem Betrieb, der die Reinigung je nach Veranstaltung und Aufwand flexibel organisiert, kann das sinnvoll sein. Die Person, die den Einsatz leistet, trägt Datum und Zeit ein. Die Buchung steht danach im Plan zur Verfügung und kann in die Monatsauswertung einfliessen.

Wenn die tatsächliche Zeit vom Plan abweicht

Ein Anlass kann länger dauern als vorgesehen. Statt bis 23:00 Uhr arbeitet der Service bis 23:45 Uhr. Der Mitarbeiter kann für den betreffenden Einsatz eine abweichende IST-Zeit melden. Die geplante Zeit ist dabei der Bezugspunkt. Wer wie geplant gearbeitet hat, muss für diesen Ablauf keine Abweichung einreichen. Die Administration erhält die Meldung zur Prüfung und kann sie bearbeiten. Eine übernommene IST-Zeit aktualisiert die Zeit des betreffenden Einsatzes und fliesst damit in die Auswertung der gespeicherten Stunden ein.

Die Arbeitsteilung ist einfach. Der Mitarbeiter meldet die tatsächliche Zeit, die Administration entscheidet über die Änderung im Plan. So bleibt erkennbar, weshalb die Stunden am Monatsende von der ursprünglichen Einteilung abweichen. Teamplan führt dafür auch ein Änderungsprotokoll. Es hält bei Schichtänderungen unter anderem den Zeitpunkt, das handelnde Konto und die früheren beziehungsweise neuen Werte fest. Die Administration kann das Protokoll nach Datum und Vorgang filtern. Bei einer Rückfrage zu einer Korrektur lässt sich so am konkreten Eintrag ansetzen.

Monatsstunden prüfen und weitergeben

«Stunden pro Monat» summiert die im System gespeicherten Einsatzzeiten pro Mitarbeiter. Der gewählte Monat erscheint mit Monat und Jahr im Titel. Personen mit 0:00 Einsatzstunden werden in der Bildschirmübersicht ausgeblendet. Ein kurzer Einsatz von beispielsweise 15 Minuten bleibt sichtbar. Der Monatstotalwert steht unter der Liste. Zu den einzelnen Mitarbeitern lassen sich die zugehörigen Einsätze öffnen. Die Detailansicht zeigt Datum, Schichtzeit, Aufgabe und den Anteil der Schicht, der in den gewählten Monat fällt.

Bei einem Einsatz über die Monatsgrenze zählt der Anteil für den jeweiligen Monat. Eine Schicht vom letzten Tag des Monats, die um 22:00 Uhr beginnt und am nächsten Tag um 01:00 Uhr endet, bringt dem alten Monat zwei Stunden und dem neuen Monat eine Stunde. Das ist für Betriebe mit Abendbetrieb eine wichtige Grundlage. Die Summen können später anhand der Einzelbuchungen geprüft werden, auch wenn die Schicht in der Einsatzplanung unter ihrem Startdatum erscheint.

Die Monatsauswertung hat zwei CSV-Exporte. «CSV Totale» liefert die Summen für die Weiterverarbeitung. «CSV Detailliert» enthält zusätzlich die Einzelbuchungen mit Datum, Aufgabe und Zeitanteil. Die Detaildatei eignet sich beispielsweise für eine Rückfrage zu einer bestimmten Schicht oder zur Übergabe an eine externe Stelle, die den Monatsbetrag belegen muss. Die Summendatei ist kompakter, wenn nur die Stunden je Person gefragt sind. Vor der Weitergabe können offene Zeitmeldungen geprüft und nötige Korrekturen im Plan vorgenommen werden.

Lohnunterlagen aus den Monatsdaten erstellen

Das Lohnmodul verarbeitet die im System geführten Einsatzzeiten, die hinterlegten Stundenlöhne und die für den jeweiligen Monat gespeicherten Abrechnungssätze. Es berücksichtigt den konfigurierten Zuschlag und die in dieser Installation vorgesehenen Abzüge für AHV, ALV, Nichtberufsunfall- und Krankentaggeldversicherung. Für Mitarbeiter mit aktivem BVG berücksichtigt die Berechnung die hinterlegte Altersstufe und den Koordinationsabzug. Der Auszahlungsbetrag wird auf fünf Rappen gerundet. Die Berechnungsgrundlagen werden in den Unterlagen ausgewiesen.

Die Excel-Datei enthält einzelne Abrechnungen sowie die Blätter «Zahlungen» und «Buchungsbeleg». Die Zahlungsübersicht führt die vorgesehenen Auszahlungen mit Namen, Betrag und hinterlegter IBAN auf. Der Buchungsbeleg fasst die relevanten Beträge für die Weiterverarbeitung zusammen. Einzelne Lohnabrechnungen stehen als PDF zur Verfügung und können aus der Anwendung an die hinterlegte Buchhaltungsadresse gesendet werden. Für die Ablage oder Übergabe lässt sich ein ZIP mit den PDFs und der Excel-Datei herunterladen.

Der Zugriff auf den Lohnexport ist auf die Administration beschränkt und verlangt einen zeitlich befristeten Einmalcode, der per E-Mail an die Buchhaltung geht. Für den Einsatz in einem anderen Betrieb müssen die Abrechnungssätze, Empfängeradressen und betriebsspezifischen Sonderfälle auf dessen Verhältnisse abgestimmt werden. Die vorliegende Installation ist auf einen konkreten Betrieb zugeschnitten. Die Buchhaltung prüft die Abrechnungsgrundlagen und Auszahlungen. Die Anwendung liefert ihr dafür die Stunden, Berechnungen und Unterlagen in einem zusammenhängenden Ablauf.

Wer auf welche Daten zugreifen kann

Teamplan unterscheidet zwischen Mitarbeiterzugang und Administration. Mitarbeiter sehen den Schichtplan und können ihre eigenen Stammdaten und Abwesenheitsmeldungen einsehen. Die Administration pflegt die Personaldaten und bearbeitet den Plan. Das Änderungsprotokoll hält fest, über welches Konto ein Einsatz wann geändert wurde und welche Werte vor und nach der Änderung gespeichert waren.

Die App setzt eine HTTPS-Verbindung voraus. Mitarbeiterpasswörter werden als bcrypt-Hash gespeichert. Teamplan begrenzt Anmeldeversuche und beendet Sitzungen nach längerer Inaktivität. Beim Speichern prüft der Server, ob die Anfrage zur angemeldeten Sitzung gehört. Das schützt beispielsweise davor, dass eine fremde Website im Hintergrund eine Änderung am Plan auslöst.

Für den Lohnexport braucht die Administration zusätzlich einen Einmalcode. Er wird an die hinterlegte Buchhaltungsadresse gesendet, gilt zehn Minuten und ist an den gewählten Abrechnungsmonat gebunden. Nach erfolgreicher Eingabe oder fünf falschen Versuchen verfällt er.

Funktionsübersicht

• Teammitglieder verwalten, persönliche Konten bereitstellen und Login-Informationen bei Bedarf erneut senden.
• Schichtzeiten als Vorlagen hinterlegen, Wochentage zuordnen und Aufgaben zentral pflegen.
• Einsätze mit Datum, Zeit, Mitarbeiter und Aufgabe erfassen und bearbeiten.
• Zwischen Kalenderwochen wechseln, zu einem Datum springen und eine bestehende Woche als Planungsgrundlage kopieren.
• Zeitliche Überschneidungen bei der Einteilung erkennen und offene Schichten anhand der Vorgaben prüfen.
• Tagesbesetzung als Zeitachse darstellen und die gesamte Woche im Vollbild ansehen.
• In der Einsatztabelle zwischen Heute, Tag und Kalenderwoche wechseln, nach Mitarbeiter oder Aufgabe filtern und Einträge sortieren.
• Veranstaltungen aus einer angebundenen Quelle am betreffenden Tag anzeigen und kommende Termine abrufen.
• Teamgeburtstage in zeitlicher Reihenfolge sehen und die Vorschau mit fünf Einträgen bei Bedarf erweitern.
• Auf dem Smartphone die Wochenübersicht öffnen, Einsätze prüfen und den persönlichen Plan als Kalenderdatei exportieren.
• Eigene Stammdaten unter «Meine Daten» einsehen.
• Abwesenheiten mit Zeitraum und Bemerkung melden, prüfen und freigeben oder ablehnen.
• Reinigungseinsätze im vorgesehenen Mitarbeiterzugang bis zu 30 Tage rückwirkend erfassen.
• Abweichende IST-Zeiten zu bestehenden Einsätzen melden und administrativ übernehmen.
• Änderungen an Schichten mit Zeitpunkt, Konto und Werten im Protokoll nachvollziehen.
• Monatsstunden je Mitarbeiter prüfen und die zugrunde liegenden Einsätze aufklappen.
• Stunden als kompakte Summendatei oder als detaillierte CSV-Datei exportieren.
• Lohnunterlagen für den gewählten Monat mit Excel-Abrechnungen, Zahlungsübersicht und Buchungsbeleg erstellen.
• Einzelabrechnungen als PDF herunterladen oder an die Buchhaltung senden und die Monatsunterlagen als ZIP bündeln.

Vom Freitagabend bis zum Monatsabschluss

Ein Freitag mit Konzert zeigt, wie die Funktionen ineinandergreifen. Die Einsatzleitung öffnet die betreffende Woche. Beim Freitag steht bereits der Veranstaltungshinweis. Die Grundbesetzung stammt aus einer kopierten Woche, für den Konzertabend kommt ein zusätzlicher Einsatz dazu. In der Tagesübersicht lässt sich ablesen, ob die Verstärkung vor dem erwarteten Andrang beginnt und bis zum Ende des Anlasses eingeplant ist. Die Reinigung am Samstag wird als eigene Aufgabe geführt und bleibt deshalb auch in der Detailauswertung erkennbar.

Am Abend fällt die Pause zwischen zwei Einsätzen kürzer aus als erwartet, und eine Schicht endet später. Der betroffene Mitarbeiter wählt seinen Einsatz in der Liste der eigenen Schichten und meldet die abweichende Zeit. Für die Einsatzleitung ist die Meldung dem konkreten Eintrag zugeordnet. Sie prüft, welche Zeit übernommen werden soll. Wird die Korrektur bestätigt, erscheint die geänderte Schichtdauer bei den Monatsstunden. Im Änderungsprotokoll lässt sich später nachsehen, wann die Korrektur vorgenommen wurde. Damit kann die Buchhaltung bei einer Rückfrage auf eine konkrete Buchung verweisen.

Endet dieser Freitag zugleich am letzten Tag des Monats, wird der nach Mitternacht geleistete Teil dem Folgemonat zugerechnet. Die Buchhaltung kann im detaillierten CSV den Zeitanteil prüfen und die Personensumme mit der Lohnabrechnung vergleichen. Die Zahlungsübersicht dient anschliessend als Arbeitsunterlage für die Auszahlung. So lässt sich vom Betrag zurück zum einzelnen Einsatz gehen, etwa wenn eine Person fragt, weshalb ein Teil ihrer Nachtschicht erst auf der nächsten Abrechnung erscheint.

Anpassbar an die Abläufe Ihres Betriebs

Schichtzeiten, Wochentage und Aufgaben pflegt die Administration in Teamplan selbst. Eine Bar kann für Freitag und Samstag andere Standardzeiten hinterlegen als unter der Woche. Ein Veranstaltungsbetrieb kann seine Aufgaben nach Service, Einlass und Aufräumarbeiten gliedern. Welche Vorlagen im Alltag verwendet werden, bestimmt der Betrieb anhand seiner tatsächlichen Einsätze.

Bei der Einrichtung lassen sich die Veranstaltungsquelle, die Empfängeradressen und die Grundlagen für das Lohnmodul auf den Betrieb abstimmen. Dazu gehören die Ansätze für den jeweiligen Abrechnungsmonat und besondere Lohnfälle. Betriebe mit einer bestehenden Lohnverarbeitung können die Monatsstunden per CSV übergeben. Wer die Lohnunterlagen in Teamplan erstellt, stimmt die Berechnung und die Ausgaben mit der Buchhaltung ab. Weitergehende Wünsche, etwa ein anderes Exportformat, können bei der Einführung als individuelle Erweiterung besprochen werden.

Was bei der Einrichtung festgelegt wird

Vor der Einführung bestimmt der Betrieb, wer den Plan pflegt und wer die Monatsdaten prüft. In einem kleinen Team kann die Einsatzleitung beides vorbereiten, während die Buchhaltung die Abrechnung kontrolliert. Für Schichten und Aufgaben lohnt sich ein gemeinsamer Wortschatz. Wenn das Team im Alltag von «Reinigung» spricht, sollte dieselbe Bezeichnung auch in der Planung und im Export stehen. Das macht die Auswertung verständlich, wenn jemand eine Liste zum ersten Mal öffnet.

Die Veranstaltungsanbindung und die Lohnverarbeitung haben jeweils eigene Voraussetzungen. Für Anlässe braucht es eine Quelle, aus der Teamplan die Termine lesen kann. Für die Lohnverarbeitung braucht es vollständige Stammdaten, gültige Ansätze für den Abrechnungsmonat und einen erreichbaren E-Mail-Empfänger für den Einmalcode. Mit einem Testmonat lässt sich früh feststellen, welche Angaben für die geplante Nutzung fehlen. Ein Betrieb kann mit der Schichtplanung beginnen und die weiteren Abläufe einführen, sobald deren Grundlagen geklärt sind.

Wie der Einstieg aussehen kann

Für eine Einführung genügt zunächst eine typische Betriebswoche. Der Betrieb legt die Aufgaben und die üblichen Schichtzeiten fest, erfasst die betreffenden Mitarbeiter und trägt einige reale Einsätze ein. An diesen Tagen lässt sich prüfen, ob die Wochenansicht den Planungsablauf abbildet und ob das Team seine Einsätze auf dem Smartphone gut findet. Eine Abwesenheitsmeldung und eine gemeldete Zeitabweichung zeigen, wie die Rückmeldungen in der Administration ankommen und bearbeitet werden.

Für die Monatsverarbeitung bietet sich eine bereits abgeschlossene Periode an, deren Zahlen vorliegen. Die Stunden aus Teamplan lassen sich mit der bisherigen Aufstellung abgleichen. Falls der Betrieb das Lohnmodul einsetzt, kann die Buchhaltung anhand desselben Monats die hinterlegten Ansätze, die Auszahlungsübersicht und die Einzelabrechnungen prüfen. Ob der erste Schritt nur die Planung umfasst oder gleich bis zur Lohnverarbeitung reicht, hängt davon ab, welche Arbeit der Betrieb heute am häufigsten doppelt erledigt.

In einer Vorführung lässt sich der Ablauf an einer eigenen Woche des Betriebs zeigen. Für die Vorführung eignen sich anonymisierte Einsatzdaten aus einem gewöhnlichen Monat des eigenen Betriebs. Ein Freitag mit Anlass, eine kurzfristige Abwesenheit und eine Schicht, die länger dauert als vorgesehen, reichen dafür aus. Die Administration sieht, wie sie den Plan vorbereitet und korrigiert. Ein Mitarbeiter sieht dieselbe Woche aus seinem Zugang. Die Buchhaltung kann verfolgen, wie aus der bestätigten Zeit der Monatstotal und der Beleg für die Weiterverarbeitung entstehen.